Cómo gestionar los gastos de tu empresa con Excel

Gestionar de manera adecuada los gastos de una empresa es de suma importancia para poder llevar la contabilidad financiera de tu negocio. Antiguamente todo esto se hacía a mano, anotando en diferentes cuadernos donde se iba revisando cada cierto tiempo para evitar los posibles errores, sin embargo, cada día es más habitual utilizar programas informáticos. Uno de los más usados es Excel, y en este artículo te queremos contar cómo gestionar todos los gastos de tu empresa para que puedas organizar mejor tu economía.

¿Por qué usar Excel?

Es cierto que en el mercado actual existen una gran cantidad de programas de contabilidad y de gestión, sin embargo, la inmensa mayoría tiene la problemática de que cuestan bastante dinero o incluso necesitas una suscripción o cuota para utilizar todas sus funciones. Con Excel, uno de los mejores programas de hojas de cálculo no tendrás esta problemática, puesto que se trata de un programa de fácil acceso, con el que no tendrás que pagar nada en algunas de sus versiones básicas. Esta accesibilidad, como también sus diferentes fórmulas y funciones hace que sea una de las herramientas más utilizadas por la pequeña y mediana empresa, como también por otros profesionales que desean controlar y registrar los gastos de su empresa, como también otros datos referentes a la contabilidad y economía de su negocio.

Antes de comentarte cuáles son los datos económicos que se pueden ingresar en una hoja de cálculo de Excel, queremos darte algunos consejos necesarios, como por ejemplo el hecho de que tendrás, para llevar una gestión eficaz, registrar todos los datos al momento de ocurrir, para que de esta manera no quede olvidado. Recuerda que lo que vayas creando puedes añadirle diferentes colores, letras, texturas para hacerlo más visible, pero debiendo de tener en cuenta que tampoco es aconsejable que se sobrepase los límites de lo convencional, debiendo pensar en ese documento como uno que podrías entregar a alguien y que lo viese profesional.

Otro dato importante a llevar a cabo en tu gestión es una organización y control de las hojas de cálculo para evitar que cada cuadro tenga una información que no sea real o simplemente que pueda inducir a errores. Ve poco a poco, fíjate en diferentes ejemplos que puedes encontrar por internet, pero, sobre todo, tenlo todo al día.

Datos que se pueden incluir en un Excel de empresa

Una vez que has decidido utilizar Excel para gestionar tus gastos, podrás utilizarlo también para otras funciones, como por ejemplo los ingresos, el control de las ventas que realizamos cada mes o incluso gestionar el stock que tenemos actualmente en nuestro almacén.

Aunque puedes llevar a cabo la elaboración de una hoja de cálculo con todos los apartados necesarios, nosotros te vamos a recomendar que, si tienes la posibilidad de adquirir alguna plantilla de Excel para empresas que lo hagas, sobre todo porque te quitarás mucho tiempo a la hora de confeccionar la misma, con las fórmulas que necesitas para controlarlo todo.

Para empezar, tienes que organizar tu actividad en meses o en años. Si tus datos son muy extensos, te recomendamos que cada hoja de cálculo incluya un mes diferente y que el libro resultante sea de dicho año. En esta hoja del mes puedes crear un apartado que sea para los gastos, mientras que, al lado o más abajo, poner los ingresos. Otra opción es la creación de una hoja de cálculo de gastos del mes y otra para ingresos. Lo importante es que a simple vista sepas donde dirigirte y que no existan datos sueltos.

Por otro lado, puedes crear un Excel con la contabilidad de tu empresa, en la que podamos incluir fórmulas que, al escribir la cifra se obtengan los gastos que tenemos actualmente, pensado sobre todo para evitar llegar a números negativos o si vemos que tenemos ingresos suficientes y bastante ahorrado, hacer una inversión en nuestro negocio.

Una vez que vayas terminando el año, lo más aconsejable es que puedas crear una hoja en el que se pueda ver claramente los meses en los que has gastado más y en cuáles has ingresado. Si a principio de año analizas estos datos, podrás ver cuáles son los meses más fuertes y por lo tanto aquellos en los que ganarás más y también aquellos en los que no todo serán ganancias, sino pérdidas, evitando hacer un derroche para controlar tus gastos. Cuando tienes todo muy bien organizado, te aseguramos que no podrás dejar de usar plantillas de hojas de cálculo de Excel para tu negocio.